Como essa startup quer aproximar as prefeituras dos cidadãos com a tecnologia

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De origem catarinense, Jéferson Castilhos e Jaison Niehues fundaram a startup 1Doc após perceberem a necessidade de integrar processos digitalmente na gestão pública.

Quando Jéferson de Castilhos e Jaison Niehues assumiram cargos comissionados na área de tecnologia da prefeitura de São José, na grande Florianópolis, se depararam com uma realidade obsoleta e morosa. “A minha primeira dificuldade foi conseguir uma caneta para escrever. Para obter esse simples objeto eu precisei enviar um memorando físico, assinado e carimbado para a diretoria de compras providenciar a aquisição”, relembra Jaison.
A mesma dificuldade com os empecilhos burocráticos e consequente falta de agilidade na resolução das demandas era compartilhada por Jéferson. De acordo com ele, muitas repartições públicas principalmente na esfera municipal – ainda dependem totalmente do papel para se comunicar. “Elas [prefeituras] praticamente obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma.
Foi com esse cenário que os dois decidiram criar uma solução que agilizasse esse processo por meio de uma plataforma digital. Assim ambos criaram, em 2014, a 1Doc. A ideia foi desenvolver uma solução que oferecesse transparência para a população nas demandas municipais, além de reduzir custo com a papelada gerada pelas prefeituras. A plataforma permite que o cidadão tenha comunicação direta via internet com a prefeitura do seu município para a resolução de problemas da cidade.
A ideia dos fundadores era desenvolver uma tecnologia em nuvem capaz de acabar com a tradicional morosidade dos processos, repletos de empecilhos burocráticos, e diminuir a dependência do papel nos atendimentos. “As repartições são lotadas de softwares projetados no fim dos anos 90 e a metamorfose para os dias atuais é lenta. Essas condições obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma Jaison. De acordo com os fundadores, poucas startups no País se propõem a criar soluções voltadas exclusivamente para o setor público.
O primeiro teste da plataforma foi na prefeitura que ambos trabalhavam. “Esse teste deu muito certo, pois diminuiu o tempo de resposta e aumentou a eficiência e engajamento das pessoas que utilizavam a ferramenta”, conta Jéferson. A solução passou a ser apresentada a outros órgãos públicos, que foram fazendo a adesão, por meio de compra direta ou por licitação. “Nosso primeiro cliente comercializado foi a Prefeitura de Biguaçu, seguida pela de Palhoça e de Itapema, todas de Santa Catarina”, relembra o empreendedor.
Jéferson conta que de início, como em qualquer mudança de rotina, houve um pouco de resistência dos servidores, mas depois de verem a melhoria no dia a dia, a segurança que a ferramenta lhes proporcionaria, e o aumento da eficiência, os servidores e gestores apoiaram o uso. “Tanto que não tivemos até o momento qualquer cancelamento de contrato. E os gestores indicam a ferramenta para seus colegas de cidades próximas, trazendo a transparência como um dos pilares da ferramenta”, diz.
De acordo com os dois, o diferencial da 1Doc é que a plataforma conecta todos os servidores públicos em somente um local, com transparência a partir do registro oficial de quem leu e resolveu. Não é necessário investimento em infraestrutura, já que a plataforma é 100% na nuvem. “Por ser web, integra os processos de comunicação interna, atendimento ao cidadão e gestão documental, trazendo transparência para a administração”, conta Jaison. Outro diferencial seria o baixo custo de implantação, custando em média R$ 20 por usuário ativo.
Além de substituir o papel com a digitalização dos documentos e processos externos e internos, a ferramenta, utilizada atualmente em 33 prefeituras, monitora o andamento das tarefas por servidores ao registrar o responsável por cada etapa, mensurando taxas de engajamento e de resolução, mais ou menos como o site “Reclame Aqui” faz com as empresas que lidam com o consumidor.
Os empreendedores contam que a partir do uso da plataforma já foram atendidas mais de três milhões de pessoas, mais de cinco milhões de documentos foram gerados e mais de 200 árvores poupadas, com a diminuição e eliminação do uso de papel. Outro ponto é o potencial de economia alcançado pelos clientes a partir da comunicação digitalizada. O montante ultrapassa os R$500 mil, de acordo com eles.
O investimento inicial dos empreendedores na criação da solução foi de aproximadamente R$ 150 mil. Após o lançamento, a startup atraiu a atenção da empresa de tecnologia catarinense Softplan, que realizou um novo aporte. O valor não foi divulgado. A empresa possui sede em Florianópolis, com um escritório localizado no prédio da Softplan. Possui 16 colaboradores. A plataforma hoje conta com aproximadamente 5,5 mil usuários ativos, com 38 clientes localizados em diferentes estados do país. De 2016 para 2017 a startup cresceu 36%. “Nos primeiros quatro meses de 2018 já faturamos 50% do faturado em 2017, e pretendemos chegar a 145% deste total”, afirma Jéferson.
Os empreendedores acreditam que cada vez mais as prefeituras do Brasil irão buscar soluções como a desenvolvida por eles. “Com os movimentos anticorrupção e o apelo da população por mais transparência nos atos públicos, torna-se o momento ideal para os governantes aderirem à soluções tecnológicas que atendam aos princípios da administração pública e alie transparência e eficiência à gestão”, diz Jéferson.