O processo de onboarding pode ajudar a reter talentos e aumentar a motivação dos funcionários.
Garantir a motivação no trabalho deve ser uma meta para as empresas, afinal, funcionários motivados tendem a trabalhar melhor, sendo mais produtivos e engajados. Para que isso aconteça, alguns recursos podem ser incorporados à rotina de processos, como o onboarding. Conhecer o conceito e entender como aplicá-lo são ações necessárias para as organizações que buscam um diferencial para motivar e reter talentos.
Onboarding pode ser traduzido para o português como “embarque”. Na área de Recursos Humanos, a expressão é utilizada para designar o processo de integração de funcionários recém-contratados à rotina de trabalho da empresa, como se fosse, de fato, um embarque na organização. A prática ajuda a sanar as principais dúvidas e tornar as primeiras semanas de trabalho mais tranquilas para os novos funcionários.
Informações sobre a divisão dos setores da empresa e o papel estratégico de cada um, os processos internos e as ferramentas utilizadas no dia a dia de trabalho, questões relacionadas ao horário, uso do cartão multibenefícios e outros auxílios podem ser abordadas durante o onboarding.
O principal objetivo do onboarding é adaptar os colaboradores, apresentá-los ao universo empresarial e capacitá-los para que possam exercer suas funções. O tempo de duração varia de acordo com os planos da empresa.
O processo começa quando o funcionário recebe a notícia da contratação. Nesse primeiro momento, o setor de RH, oferece as informações necessárias para o novo colaborador sobre a parte burocrática da contratação, como solicitação de documentos e assinatura de contratos.
Depois dessa fase, o colaborador é apresentado à equipe e passa pelas outras etapas do onboarding, quando irá conhecer a rotina da empresa, os setores, os colegas de trabalho, as ferramentas mais utilizadas e os benefícios corporativos.
Vantagens para as empresas
Segundo estudo da revista Finances Online, divulgado em 2023, 77% dos colaboradores que passaram pelo onboarding atingiram metas de performance ao longo de sua atuação na empresa. A pesquisa mostrou, ainda, que 54% das organizações que realizam o processo com os recém-contratados apresentam resultados positivos e engajamento dos funcionários.
Além de terem profissionais mais familiarizados com a rotina de trabalho, as empresas conseguem estabelecer uma cultura organizacional mais saudável e uma melhora na conexão dos funcionários mais novos com os mais antigos. Outros pontos perceptíveis são o alinhamento de expectativa dos novos colaboradores e a retenção de talentos por muito mais tempo.
Como adotar o processo de onboarding na empresa?
Os líderes e gestores que desejam incluir o processo de onboarding em suas organizações podem seguir um passo a passo simples. Não há regras relacionadas à estratégia, apenas etapas que grande parte das empresas preferem adotar.
Antes de colocá-las em prática, é aconselhável analisar se encaixam com a rotina da empresa e as perspectivas para a integração de novos colaboradores.
Dê as boas-vindas e ofereça suporte inicial
O onboarding começa no momento da notícia de contratação, quando o novo funcionário já deve se sentir parte do time. Por isso, a orientação é adotar um formato e linguagem alinhados com a imagem da empresa.
No período mais burocrático, o colaborador precisa se sentir incluído. Cabe ao setor de RH se fazer presente, tirando todas as dúvidas e oferecendo o suporte necessário para que o processo seja o mais tranquilo possível.
Conte a história e o propósito da empresa
Com as burocracias ajustadas, o colaborador dará início à rotina de trabalho na organização. Nesse momento, é comum que muitas empresas façam uma breve apresentação sobre a história e os propósitos.
Esta etapa do onboarding pode ser realizada por meio de apresentação, palestra ou vídeos previamente preparados, mas a ideia é que o contato seja dinâmico. É importante abrir espaço para o colaborador interagir e tirar dúvidas.
Apresente os setores e as equipes
Para os colaboradores conhecerem o fluxo de trabalho, eles devem conhecer os setores e os colegas de equipe. Para esta etapa do onboarding, muitas empresas aproveitam as reuniões para fazer as apresentações.
A apresentação das equipes pode ocorrer de forma simples. Muitas organizações pedem que cada colaborador se apresente, dizendo o nome e a função, já outras preparam artes e apresentações em slide com a foto e descrição do papel de cada um.
Mas há infinitas formas de fazer a integração. É possível usar dinâmicas ou pedir que os colaboradores antigos contem curiosidades, o que pode ajudar a criar conexões e fazer com que o recém-contratado se sinta bem na equipe.
Sabendo como funcionam os processos e o trabalho da equipe, o novo funcionário terá condições de entregar resultados satisfatórios em suas atividades e sugerir ideias para melhorar a entrega de outros setores.
Deixe claro as informações sobre cargos e benefícios
As informações sobre o cargo e os benefícios oferecidos pela empresa são dadas ao novo colaborador no momento em que ele se candidata para a vaga de emprego. Mas após a contratação, é necessário retomar o assunto para tirar dúvidas.
Explique o que é e o que não é permitido
Um dos aspectos principais do onboarding é garantir a transparência com os colaboradores recém-chegados. Dessa forma, é importante criar uma etapa no processo para explicar o que é e o que não é permitido na empresa. A prática minimiza desentendimentos e evita problemas futuros.
Se a organização tem um código de conduta, este é o momento para repassá-lo aos colaboradores. Caso não haja, pode ser interessante reunir alguns tópicos e apresentá-los.
